Hoe organiseer ik een feest?

1 datum
2 locatie
3 entertainment
4 eten & drinken
5 uitnodiging

1. datum
Een vrijdag of een zaterdag?
Kies je voor een vrijdag, dan is er minder kans op verlet onder je gasten. Er wordt doorgaans niet veel gepland op een vrijdag, wat dan een maximale aanwezigheid garandeerd.

Echter is vrijdag het einde van de werkweek en is de werkende mens wat vermoeid. Daarbij zullen er een aantal mensen zijn die 's anderendaags nog een werkdag hebben en vroeger naar huis vertrekken.

Feest op een zaterdag zorgt er dan voor dat er langer kan gefeest worden. Zondag kan bijna iedereen uitslapen.
Een avond voor een wettelijke feestdag kan ook een uitweg bieden, ook voor de beschikbaarheid van je locatie en entertainment.

Een datum kiezen is steeds wat schipperen tussen je prioriteiten: beschikbaarheid gasten, locatie en discobar/entertainment.

2. locatie
Kies een locatie ergens centraal waar je gasten wonen. Zij gaan dit zeker appreciëren.
Een iets te kleine feestzaal is gezelliger dan een te grote. Gezelligheid is troef. Sfeervolle verlichting doet wonderen.
Naast de lijst feestzalen die je in een handelsgids kan terugvinden, zijn er nog tal van sportclubs, cafetaria's, turnzalen & jeugdlokalen als mogelijkheid.

Als er veel kindjes aanwezig zijn. Voorzie dan een speelhoekje.
Het hoeft ook niet altijd een zaal te zijn. Met een grote tuin kan je altijd wel een tent kwijt. E.v.t. met verwarming. Hiervoor zijn er gespecialiseerde verhuurfirma's.

3. entertainment
Een DJ is de onzichtbare gastheer en het entertainment bij uitstek. Deze zorgt voor de juiste achtergrondmuziek tijdens de receptie & diner en sfeervolle dansmuziek tot 's morgens, aangepast aan het publiek en de reactie.

De juiste muziek afgestemd op het publiek is de aantrekkingskracht naar de dansvloer.

4. Eten en drinken.
Meestal wordt de combinatie zaal incl. eten en drinken gekozen voor trouwfeesten en jubileums. Op deze mannier kan je zelf ten volste van je feest genieten maar heeft zijn prijskaartje.

Om het kostenplaatje van deze formule te drukken, worden grotere feesten opgesplitst in 2 a 3 delen & uitnodigingen.
Bijvoorbeeld:
Receptie; buren en familie
Diner; familie
Avondfeest; familie, collega's, vrienden, en kennissen
Zelf een buffet klaarmaken (warm, koud, kaas, chinees...)  vraagt steeds een grote inspanning, maar is daarom zeker niet minder goed. Op die mannier zet je een persoonlijke toets op je feest.

Traiteurdiensten bieden dan een tussenoplossing tussen de boven vernoemde.
Voor een goedkope en gemakkelijke oplossing zijn er kleine firma's die bijvoorbeeld BBQ komen verzorgen v.a. 12€ per persoon. Voor die prijs heb je al 3 stukken vlees, groenten en sauzen.

Kartonnen borden en nep-bestek maken een afwas overbodig.

Er wordt wel eens een draaiboek gebruikt met tijdstippen en een stappenplan van het feest. Dit is zeker handig bij een complexer feest met een aantal medewerkers. Zo weet iedereen wat en wanneer er moet gebeuren en kunnen verantwoordelijkheden duidelijk afgebakend en besproken worden.

Zorg voor een vlotte opeenvolging. Je tijdsschema hoeft daarvoor niet strikt bindend te zijn.
Dessert kan best voor de opening van de dansavond aangeboden worden. Dit omdat het dansend publiek dan terug van de dansvloer gaat en er een gat in de dansavond valt.

5. Uitnodiging
Je uitnodiging lang op voorhand opsturen zorgt dat je gasten je datum zeker kunnen vrij houden.
Een herinnering via e-mail kan dan wel eens nuttig zijn.
Voorzie de volgende informatie op je uitnodiging.
De aard van het feest.
Datum.
Uur.
Locatie. (exact adres voor GPS gebruikers)
Contactgegevens (bv. GSM nummer)
e.v.t. Cadeautip, dresscode (thema), bevestiging deelname, ...

In het lijstje hieronder staat het getal voor het aantal huwelijksjaren, dus 60 jaar getrouwd is een diamanten jubileum. enz.

1 jaar: katoen
2 jaar: papier
3 jaar: tarwe
4 jaar: leer
5 jaar: hout
6¼ jaar: blik
7 jaar: nikkel
8 jaar: brons
9 jaar: ijzer
10 jaar: tin
11 jaar: staal
12½ jaar: koper
13 jaar: vermiljoen
14 jaar: ivoor
15 jaar: porselein
20 jaar: kristal
25 jaar: zilver
30 jaar: parel
35 jaar: koraal
40 jaar: robijn
45 jaar: saffier
50 jaar: goud
55 jaar: smaragd
60 jaar: diamant
65 jaar: briljant
70 jaar: platina
75 jaar: radium
80 jaar: eiken

terug